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領収印とは?領収書に印鑑は必要なの!?領収印のメリットについて

領収印とは?領収書に印鑑は必要なの!?領収印のメリットについて

公開日:2024.6.10 最終更新日:2024.11.2 領収印とは、領収書に押すための印鑑のことをいいます。 税務・経理上において、収入印紙の消印を除き、領収書に領収印は必須ではありません。ただし領収印は、受領する相手から求められる場合も多いのが現状です。 改めて 領収印についてまとめてみました。 領収書に必要な項目とは 領収印は不要と聞くと「では領収書に必須項目は何か?」という疑問がわいてきます。領収書に必要な項目は全部で6項目あります。 発行者 発行者は必ず必要で、正式名称で記入します。また住所や電話番号は必須ではありませんが、発行元を証明し、連絡先を明記しておくことが望ましいという考えです。「1枚1枚、事業者名だけでなく住所も書くのが面倒」と感じる方も多いのではないでしょうか。事業者名や住所についてはスタンプや印刷でも対応可能です。あらかじめ準備しておくのもよいでしょう。また、領収印を押す場合は発行者の横に捺印するのが一般的です。 取引年月日 受け取った日付は、明確にする記入する必要があります。銀行振込での入金後領収書の発行を求められた場合は、実際に振り込まれた日付を記入します。 和暦は「R」西暦の場合は「24年」などと略せず「令和6年」または「2024年」というように記載が必要です。 宛名 領収書の宛名は​​​​個人であれば氏名、会社であれば正式名称を記入します。個人事業主で「屋号」がある場合は、屋号と合わせて氏名を書きます。 「上様」という記述は、不特定多数に当てはまり、税務審査をクリアできないこともあるので、避けるべき表記となります。 金額 金額の先頭には「¥」や「金」を記入します。末尾に「※」や「−」を付け、金額の0表示3つごとに「,」で区切ります。これは金額の改ざんを防止するためです。例えば¥100,000_のような記載がベストです。 取引内容 具体的に記入します。「お品代」では、用途が不明です。どのような内容で領収書を発行したかわかるようにしましょう。 収入印紙(受取金額が5万円以上となる場合) 49,999円の領収書までは収入印紙は不要です。収入印紙に割印をし収入印紙の再利用を防ぎます。 収入印紙とは、印紙税法という法律で決められた課税文書に貼るもので、税金の一つです。通常は領収書を発行した側が負担します。収入印紙への押印の仕方は後ほど説明いたします。 また、領収証と領収書どちらが正しいの?という疑問を持つ方もいるでしょう。どちらも正解です。「領収証」は金銭等を受け取ったときに「受領したことを証明」するもの。「領収書」は「受領を証明した書類」を意味します。 領収書に領収印を採用している理由と領収印がない場合のリスク では不要と言われている領収印を採用するケースが多い理由を考えてみます。 領収書に「印鑑が必要」と一般的に思われている理由に多くの会社が習慣的に領収印を押印していることがあげられます。 特に領収書の金額が5万円以上の取引が多い会社の場合は、収入印紙に押印しなくてはいけません。収入印紙に押印し、あえて領収印を割愛する必要もない。という理由もその一つかもしれません。 そのほかに「領収印がない場合のリスク」は3つあります。 1. 偽造が疑われる 領収印があることで正式な書類であるという信頼度が増し、偽造を疑われるリスクが低減します。担当者個人が偽造していないことを証明でき、安心感が増します。 2. マナーの問題 「領収書には印鑑が必要」という認識を持つ人に対して、領収印がなければ、印象が悪くなります。「領収印をお願いします」「どうして領収印がないのですか?」という問いかけに対して時間をかけ「本来不要だと思うのですが…」と説明するよりも、押印する方がスムーズという利点もあります。 3. 会社の規定で計上できない場合がある 社内の規定で「領収書に印鑑がなければ計上しない」というルールがある場合もあります。従業員の不正を抑止したり、不要な経費を削減する目的のために簡単に処理できないようにするためです。経理処理上でも同様に領収印は不要とされていますが、経費としての信頼度を高めるために規定を設けている会社も多くあるのが現状です。一度社内ルールを確認してみましょう。 領収印を押印する位置について 領収書の発行者の会社名や住所などの上からかぶせるように押すことが多いですが、決められているものではありませんから、自由に設定してかまいません。個人事業主の場合も、法人の領収書と同じく発行者名や住所、連絡先の欄に少しかぶるように押印します。 領収書の印鑑は丸印ではなく角印を使用するのが一般的です。 丸印とは、会社の実印で法務局に登録する印鑑です。 一方、角印とは、角形が特徴の法人印のことを指します。角判(かくばん)とも呼ばれることもあり、領収書や請求書によく使用する印鑑です。 角印を使用する理由は、印鑑の情報を盗まれるなどのリスクに備えた対策です。 領収書のように頻繁に押印が必要な場面で実印を使用すると紛失のリスクも高まります。 また、個人名の印鑑や浸透印(シャチハタ印)でも問題はありませんが、領収書の印鑑の目的である「偽造防止」の観点でいえば、すぐに手に入れられる浸透印(シャチハタ印)は避けたほうが無難といえます。 収入印紙に押印する位置について ・収入印紙(受取金額が5万円以上となる場合)にて説明しましたが、領収書の金額が5万円以上の場合は収入印紙が必要です。収入印紙には割印が必須となりますが、位置は決まっていません。 一般的には、収入印紙の右側と領収書の間を割って捺印します。 割印とは、複数の文書にまたがって印影が残るよう、印鑑を押す押印方法のことです。印紙を剥がし再利用を防止するためにこの方法が取られます。 収入印紙を購入して文書に貼り付け、印鑑を押すことでをすることではじめて納税したことになります。 収入印紙が必要な文書に印紙の貼付けを忘れてしまうと、印紙税を納めなかったことになるので注意しましょう。 また印鑑の指定はなく、角印、個人の浸透印(シャチハタ式)でも問題はありません。 領収印は誰に押してもらうのがベスト? 領収印を押す人に指定はありません。 飲食店や百貨店の領収書では、担当者が浸透印(シャチハタ印)の印鑑を押すこともあります。 万が一トラブルがあったときに担当者がすぐわかるようにするためです。 また、個人事業主であっても買い手の希望に応じて領収書を発行する義務が発生します。収入印紙のルールも個人、法人かかわらず適用されますので準備しておきましょう。 領収印有無については、発行する側の希望を通すよりも受け取る側のニーズを優先することが大切です。 通常押印なしの領収書を発行している場合でも、領収書を受け取る側が押印を希望した場合、すぐに対応できるよう印鑑の準備はしておきましょう。 領収印には様々なタイプがある サンビー クイックスタンパー 角印 小さめの角印に最適です。持ち手が長くて握りやすい「長柄タイプ」もあります。 サンビー クイックスタンパー 25㍉角[A]長柄 – サンビーオンラインショップ ココモ サンビー テクノタッチデータ 書類整理用にも便利と評判です。 サンビー テクノタッチデーター 30角 [Aタイプ] – サンビーオンラインショップ ココモ サンビー クイックスタンパー16mm丸 領収 浸透印 優しく紙面に落としてあげるだけで鮮明に押印できます。 クイックスタンパー16mm丸 – サンビーオンラインショップ ココモ まとめ 今回の記事では領収印について紹介しました。 領収書に領収印は必須ではありませんが、領収印がないことでリスクもあるのが現状です。領収印を「面倒なもの」ととらえず、発行する側と受け取る側が安心できるツールとして考えていきましょう。

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インボイス開始で領収書の書き方はどう変わった?必要な記載事項について解説

インボイス開始で領収書の書き方はどう変わった?必要な記載事項について解説

公開日:2024.2.13 最終更新日:2024.10.30 とうとう始まったインボイス制度。結局何をどうすればいいのか分からないままの人や、曖昧な人も多いのではないでしょうか? 今回はインボイス制度でまず大切となる「領収書の書き方」について解説していきます。 その他にも、インボイス領収書を書くときによくある疑問などについても触れて解説するので、ぜひ参考にしてみてください。 インボイスとは インボイスとは適格請求書のことで、売り手が買い手に対して、正確な適用税率や消費税額を伝えるものです。 現行の「区分記載請求書」に「登録番号」「適用税率」及び「消費税額等」の記載が追加された書類やデータを指します。領収書のほか、請求書や納品書も適格請求書にあたります。 適格請求書が免除される取引 先に触れたように、消費税の取引があったことを証明するには、請求書などにインボイス番号が書かれていなくてはいけません。 ただし、以下の取引においては適格請求書(インボイス)の交付義務が免除されます。 3万円未満の公共交通機関(船舶、バス又は鉄道)による旅客の運送 出荷者等が卸売市場において行う生鮮食品等の販売(出荷者から委託を受けた受託者が卸売の業務を行うものに限ります。) 生産者が農業協同組合、漁業協同組合又は森林組合等に委託して行う農林水産物の販売(無条件委託方式かつ共同計算方式により生産者を特定せずに行うものに限ります。) 3万円未満の自動販売機及び自動サービス機により支払われる商品の販売等 郵便切手類のみを対価とする郵便・貨物サービス(郵便ポストに差し出されたものに限ります。) インボイス開始後も領収書やレシートをそのまま使用できる またインボイス開始後でも領収書やレシートも必要事項が記載されていれば、そのままインボイスとして使用できます。「適格簡易請求書」とも呼ばれており、認められるのは指定された一部の業者に限ります。 領収書がインボイスと認められるのは一部の事業者のみ 適格簡易請求書(簡易インボイス)の発行が認められているのは、一部の特定事業者のみです。 不特定多数と取引する特定の事業者が交付できるもので、飲食店や小売業者、タクシー事業者などが対象事業者にあたります。 詳しくはこちら 適格請求書と適格簡易請求書(簡易インボイス)の違い 適格簡易請求書は、適格請求書を簡易にしたものです。 適格請求書には必須事項である「書類交付を受ける事業者の氏名または名称の記載」が不要で、「税率ごとに区分した消費税額等」「適用税率」のいずれかの記載で良いとされています。 インボイス開始後の領収書の書き方 簡易インボイスとして領収書を発行するために記載すべき項目は、以下の5つです。 適格請求書(インボイス)発行事業者の氏名又は名称及び登録番号 課税資産の譲渡を行った(取引)年月日 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容(取引内容)   ※軽減対象課税資産の譲渡の場合はその旨も 課税資産の譲渡等の税抜価額又は税込価額を税率ごとに区分して合計した金額及び適用税率 税率ごとに区分した消費税額等 適格請求書に必須の内容すべてを記載しても構いません。 出典:国税庁/消費税の仕入れ税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A インボイスの様式は法令で定められていないため手書きでも有効 インボイスとして必要な事項(登録番号や取引年月日など)が記載されていれば問題ありません。 ただし手書きの場合、書き間違いや不正の観点から税務調査や会社の経理でチェックされる可能性が高くなります。また宛名が上様の場合も不正を疑われる可能性は高くなると言われています。 インボイス対応の領収書を発行する際の注意点 事前のインボイス登録申請と番号の取得が必要 消費税の取引があったと認められるためには、インボイス番号が請求書に書かれていなくてはいけません。インボイス番号は事前に申請し、取得しておく必要があります。 インボイス番号の申請は国税庁のサイトから可能です。 詳しくはこちら 領収書のフォーマットを変更 すでに使用している領収書がインボイス領収書として適した内容になっているか確認する必要があります。特にインボイス番号は今までになかった項目のため、追記しなくてはなりません。 インボイス領収書写し等の保存義務 インボイス領収書は発行側も、インボイス番号やその他必要事項が書かれた写しやレジのジャーナルなどの控えをとって置かなくてはなりません。 その他、インボイス領収書の書き方についての疑問は、以下の国税庁の資料で確認してください。 出典:国税庁/消費税の仕入れ税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A インボイス対応の領収書を受領する際の注意点 領収書の内容確認 必要事項がすべて書かれているか、確認しましょう。不備があるとインボイス領収書として認められません。 インボイス対応と非対応の領収書に仕訳 事業者によってはインボイス番号を取得していない場合があります。インボイス番号がない場合インボイスとして税務署には認められず、支払った税額はないものとして消費税が計算されます。確定申告のときなどスムーズに進められるように、インボイス対応と非対応の領収書は事前に分けて管理しておきましょう。 領収書の保存義務 言うまでもありませんが、領収書は捨ててしまうと消費税分どころか経費としても認められません。定められた保存期間は捨てずに保存しておきましょう。 インボイス後の業務効率化におすすめのアイテム 多くの企業や事業者では、すでに企業名や店舗名等が記載された領収書を一定量購入して使っていることと思います。 インボイス番号が抜けているだけであれば、インボイス番号を追加するだけでそのまま使えます。 とは言え、インボイス番号は11桁もあり、手書きだと大変ですし書き間違えのリスクもあるのでおすすめしません。交付されたインボイス番号を領収書に追記する場合、スタンプを活用するのがおすすめです。 インボイス登録番号のスタンプで領収書発行の手間を短縮 サンビー製品にはインボイスにも使用可能なサイズのクイックスタンパーがあります。浸透印タイプでスタンプ台も必要なく、連続でインボイス番号をポンポン捺印できるので仕事効率化に便利なアイテムです。 スプリング機能付きで鮮明な印影が捺印できます。印面部分はガイドラインつきになっているので、狙った場所に綺麗に押印できます。 インボイス番号を入れられるのは横幅30mmのものから可能です。最も人気なのは4.5×60mmのサイズです。インクは赤、黒など計6色から選べます。 購入は以下のサイトから↓ https://stamp.hankoya.com/shop/sanby/qs_line_t.html インボイス登録店を知らせるステッカー インボイス制度が開始されてから、消費税を納める事業者はインボイス番号が記載された領収書が必須となりました。インボイスに対応している事業者であるか否かを確認して取引を行う人も少なくないようです。 そのため不特定多数の人が利用する事業所では、流動客に向けてインボイス登録店であることを知らせる必要があります。 その際に役に立つのがインボイス登録店を知らせるステッカーです。目につきやすい水色に黄色の文字で視覚に入ってきやすくおすすめです。 購入は以下のサイトから↓ https://www.askul.co.jp/p/HK57903/ 【まとめ】インボイス領収書を書く際は5つのポイントに気を付けよう インボイス領収書(簡易インボイス)は以下の5つを必ず記載しなくてはなりません。 適格請求書(インボイス)発行事業者の氏名又は名称及び登録番号 課税資産の譲渡を行った(取引)年月日 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容(取引内容) ※軽減対象課税資産の譲渡の場合はその旨も 課税資産の譲渡等の税抜価額又は税込価額を税率ごとに区分して合計した金額及び適用税率 税率ごとに区分した消費税額等 簡易インボイスの場合、受領者の氏名や事業所名はなくてもインボイスとして認められます。その他、インボイス領収書を発行した後は控えなど、保管方法にも気をつけましょう。

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訂正印とは?訂正印の正しい押し方を解説

訂正印とは?訂正印の正しい押し方を解説

公開日:2023.7.28 最終更新日:2024.10.3 総務の担当者や書類を扱う仕事をしていると、訂正印を押す機会があります。訂正印の存在は知っていても、いざ自分が押すとなると正しい押し方がわからない方も多いのではないでしょうか。今回は、訂正印の正しい押し方や訂正印を作成する際のポイントをご紹介します。 訂正印とは何か? 訂正印は、書類内に記載されている文書の一部を訂正したい場合に用いられます。訂正箇所に印鑑を押して、本人自らの訂正であること、他者による改ざんではないことを示すのが目的です。 重要書類の訂正を行う際には、その書類に関わる契約書に捺印した印鑑と同じ印鑑で訂正印を押します。訂正印として実印を押さなければならないと思っている方もいるかもしれません。しかし、契約書に押されている印鑑が認印なら、訂正印にも認印を使い契約書と合わせておくのが正式な方法です。 これに対し簿記用には、6mm程度の小さな訂正印を使用します。会計帳簿や伝票のような小さなスペースにも訂正印が押しやすいことが理由です。 訂正印の正しい押し方 ここからは、具体的に訂正印の正しい押し方をご紹介します。文書を訂正する際には、削除したり、書き加えたり、数字を訂正したりと、訂正のパターンはいくつかあり、それぞれで押し方が異なるのです。訂正印を押した経験がある方は、自分が間違った方法で訂正印を押していないかをチェックしてみてください。 文字を訂正する 文字を訂正するときは、訂正したい文字に2重取り消し線を引き、正しい文字を2重取り消し線で消した文字の上側スペースに書きます。その後、2重取り消し線上か訂正箇所の近くに訂正印を押すのが基本的な方法です。 スペースの問題で2重取り消し線の上側に正しい文字を書けない場合は、下側に書いても問題ありません。訂正する文字を読める状態にしておくことが大切です。 より丁寧に文字を訂正するのであれば、訂正した文字の横に削除した文字数と追加した文字数も書きます。 例えば、東京都板橋区の「板橋区」の部分を「江戸川区」に訂正した場合は、「3文字削除4文字追加」を記載します。「削除」を「抹消」、「追加」を「加筆」と記載しても問題ありません。 また、訂正するときは「板橋区」のように語句のまとまりを意識しましょう。上記を参考にすると、通常「板橋」だけ訂正すれば良いのですが、語句のまとまりで訂正する方が自然とされているため、「板橋区」の3文字を削除します。 文字を書き加える 本来書くべき文字が抜けていて、文字を書き加えたい場合は、文字の抜けがあるところに「V」を記載します。「V」の上に書き加える文字を書き、その隣に訂正印を押しましょう。 基本的には、書き加えたい文字の上に「V」と追加する文字を記載しますが、スペースがない場合は下に文字を追加しても大丈夫です。 丁寧に訂正する場合には、訂正印の隣に書き加えた文字数を記載し「追加」か「加筆」または「加入」と付けます。 文字を削除する 文書の一部を削除したい場合は、削除したい文字に2重取り消し線を引きます。基本的には、2重取り消し線を引いた上に訂正印を押します。スペースの問題で上に書けない場合は、下側に訂正印を押しましょう。 訂正印の隣には「3文字削除」のように、削除した文字数を書きます。「削除」のほかに「抹消」と記入しても良いです。 数字を訂正する 数字を訂正する場合も、基本的には文字の訂正をするときと同様に訂正したい数字の上に、2重取り消し線を引き、数字の上に訂正印を押します。 金額を訂正する場合は、不正を防止するために、訂正した数字の頭に「¥」を、末に「-」の記号を記載しましょう。 丁寧に訂正するなら、文字の訂正と同様に訂正した文字の横に削除した文字数と追加した文字数を書きます。 削除した文字数と追加した文字数は、「¥」や「,」や「ー」など金額を訂正するときに記載する記号も1文字として数えてください。 縦書きを訂正する 縦書きの文書の場合は、訂正したい文字の上に縦の2重取り消し線を引きます。その右側に訂正する正しい文字を記載し、その下に訂正印を押すのが一般的です。 丁寧に訂正する場合は、横書きの文書と同様に、訂正した文字の横に削除した文字数と追加した文字数も記載しましょう。 削除した文字数と追加した文字数は、横書きで記入します。記入する文字は、「削除」を「抹消」としたり、「追加」を「加筆」と変更したりしても問題ありません。 訂正印を押すスペースがない場合 訂正印を押す場所は、訂正した文字のすぐ横に押すのが一般的です。しかし、書類によっては、訂正印を押すスペースがない場合や丁寧に訂正するときに追加する文字数が書けないこともあります。 そのような場合では、書類の中の空いているスペースに記載しても問題ありません。訂正箇所の近くに押すのが望ましいとされていますが、法律で定められていることではないため、書類に合わせて臨機応変に対応しましょう。 書類に2名以上の署名捺印がある場合 書類を訂正するうえで、気を付けなければならないのは、2名以上の署名や捺印がある場合です。契約書など、複数名が署名しているケースでは、訂正印も全員分の押印が必要になります。 これは、全員が同意のもと、書類が訂正されていることを示すためです。必ず、訂正印を全員分押すようにしましょう。 訂正印を作るときのポイント ここからは、一般的な企業でよく使われる、会計帳簿や社内書類の修正で必要な訂正印を作るときのポイントを紹介します。訂正印を押さなければならない機会が増えてきているのに、訂正印として使える印鑑がない場合は、ぜひ参考にしてみてください。 訂正印に適したサイズ 訂正印は、印鑑の大きさや形状についてとくに決まりはありません。社内で頻繁に使われる訂正印に関しては、会計帳簿や伝票のように小さなスペースでも使いやすいように6mm程度の印鑑で作るのが一般的です。 訂正印や簿記印、修正印という名前で販売されていることが多いため、既製品を購入する際はチェックしてみてください。 刻印する内容 訂正印として使われる6mmの印鑑には、丸形と楕円型や小判型と呼ばれる少し横幅の狭い形状があります。 訂正印の形状は、好みで選んでも問題ありませんが、社内でよく使われている印鑑の形状と合わせて選ぶのも良いでしょう。 訂正印には、訂正する人の苗字を刻印します。大きなサイズの印鑑では、フルネームの印鑑も作れますが、6mmと小さな訂正印の場合では、スペースの問題から文字数が限られてしまうためです。 訂正印に適した書体 印鑑には、さまざまな書体が使われています。あえて可読性を低くして、偽造しにくい書体も多いです。 しかし、訂正印の場合は、誰が訂正したのかがわかることが重要なので、誰が見ても読める書体にします。 実印や銀行印におすすめされている「吉相体(きっそうたい)」や「篆書体(てんしょたい)」ではなく、「古印体(こいんたい)」や「隷書体(れいしょたい)」など、読みやすい書体を選びましょう。 浸透印か朱肉式か 訂正印で使われる印鑑は、一般的にシャチハタ式と呼ばれる「浸透印」と「朱肉式」の両方が販売されています。 浸透印は、公的な書類の訂正印では使用できませんが、会計帳簿や伝票など社内で使われる訂正印としては使われることも多いです。 朱肉が不要なため連続して押す場合にもスピーディーに捺印できます。押す際にコツもいらないので、誰でも美しい印影を残せるのが特徴です。ただし、浸透印は使用しているうちにインクが少なくなると印影が薄くなってしまうので、インクの補充も必要です。 朱肉式の印鑑は、朱肉を用意しなければならないことや、きれいに押すのに少しコツが必要なこと、連続して押すときに時間がかかることがデメリットに感じるかもしれません。その反面、劣化しにくいため、一度購入すれば長期間使い続けることができるのです。 双方にメリットやデメリットがあるため、特徴を参考にしながら選びましょう。 まとめ 訂正印は、事務作業で押す機会の多い印鑑です。法律で明確な定めはありませんが、書類の訂正で不正行為が行われないように、誰が訂正したかを示す役割を持っています。正しい訂正印の押し方で、書類の訂正を円滑に行いましょう。

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消耗品とは?備品との違いや会計処理方法について解説

消耗品とは?備品との違いや会計処理方法について解説

公開日:2023.2.22 最終更新日:2024.11.2 個人事業主や会社で経理を担当する人が困りがちな勘定科目の選択。中でも消耗品と備品のふたつは似ていて、どちらを選ぶべきか悩む人は多いのではないでしょうか? しかし2つの勘定科目には明確な定めがあり、どちらでも良いというわけではありません。 さらに迷ったときについつい雑費で処理してしまうという人も多いと思います。とはいえ、何でもかんでも雑費で処理するのは、税務上リスクが高くなるのでおすすめしません。 また会社の支出を明確に把握しておくためにも、勘定科目は正しく処理しておきましょう。 消耗品とは? 国税庁のサイト内では、消耗品について以下のように定義しています。 消耗品費 帳簿、文房具、用紙、包装紙などの消耗品購入費 使用可能期間が1年未満か取得価額が10万円未満の什器備品の購入費 引用:国税庁「消耗品費」 つまり購入金額が10万円以内で、1年以内に消耗してしまうものは消耗品に該当するというわけです。 消耗品に該当するもの 消耗品に該当するものについて、もう少し詳しく解説していきます。 消耗品費は事務用消耗品、作業用消耗品、包装材料などに細かく分類できます。共通認識としては先にも解説したように短期間で消耗してしまうものです。文具はもちろんのこと、コピー機の付属品やトイレットペーパーなどの日用品、オフィスで使うデスクや椅子も消耗品に該当します。電化製品類も10万円以下であれば消耗品で計上可能です。他にもガソリンや灯油などのように使用すると減っていくものは消耗品になります。ただ勘定科目の選択はある程度企業の裁量に委ねられていて、ガソリンの場合「燃料費」や「車両費」「旅費交通費」で計上している企業もあります。 税務署「帳簿の記帳のしかた」29ページ参照  kichou03.pdf (nta.go.jp) 備品との違いは? 消耗品と判断を迷うのが備品項目です。 前項で紹介した消耗品の基準(使用可能期間が1年未満か取得価額が10万円未満)に満たない消耗する物品の多くは、資産の備品に計上します。 備品の定義は、10万円以上か耐用年数が1年以上のものです。 たとえば、パソコンやエアコンなどの家電、機器などです。それぞれに耐用年数が定められていて、基本的にはその耐用年数に従って減価償却で経費に計上します。 備品の減価償却方法など会計処理については次の項で解説しています。 消耗品の会計処理方法 消耗品は購入して年度内にすべて消費するのであれば、購入時に消耗品費で会計処理して完了です。しかし、まとめて購入し年度内で消費しきれなかった場合は、貯蔵品として計上しなくてはいけません。 その際の消耗品の会計処理方法には2通りあります。 コピー機のインクカートリッジを現金で10,000円分購入し、6,000円分だけ使用した際の処理を確認してみましょう。 ①一旦資産として計上し、決算時に消耗品で処理 〈購入時〉 借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額 貯蔵品 10,000 現金 10,000 〈決算時〉 借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額 消耗品費 6,000 貯蔵品 6,000 ②先に消耗品として処理し、使用しなかった分を決算時に資産へ振替 〈購入時〉 借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額 消耗品費 10,000 現金 10,000 〈決算時〉 借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額 貯蔵品 4,000 消耗品費 4,000 どちらの方法で処理をしても6,000円分は消耗品として経費に、使わなかった4,000円分は貯蔵品として資産へ計上できます。 備品の会計処理方法 備品の会計処理は少し複雑です。先にも触れたように、備品に該当するものは器具や備品によって耐久年数が異なります。国が定めた年数で計算し、減価償却の処理をしなくてはいけません。 耐久年数は国税庁のサイトから確認できます。 【確定申告書等作成コーナー】-耐用年数(器具・備品)(その1) (nta.go.jp) では、30万円のパソコンをクレジットカードで購入した際の処理を確認してみましょう。 減価償却方法には毎年一定の金額で償却する「定額法」と、毎年異なる金額を計上する「定率法」があります。 定額法で会計処理する場合は以下のように、まず資産に計上し、決算時に減価償却処理を行います。パソコンの耐久年数は4年なので、4年間毎年75,000円を減価償却費で計上します。 〈購入時〉 借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額 器具備品 300,000 未払金 300,000 〈決算時〉 借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額 減価償却費 75,000 器具備品 75,000 もし年度の途中に備品購入した場合は月割で減価償却します。たとえば12月が決算月で4月購入なら、初年度は9か月分の56,250円を減価償却費に充てられます。 定率法は、未償却残高×定率法の償却率で計算します。定率法のほうが初年度に一番多くの減価償却費を計上できるので、初年度で経費を使いたい人に向いています。定率法のデメリットは定額法より計算式が複雑な点です。 定率法についての詳細は、こちら 尚、定率法の減価償却方法を希望する場合には税務署へ「所得税の減価償却資産の償却方法の届出書」の提出が必要です。届け出なしなら自動的に定額法になります。定額法を希望する場合は特に手続きは必要ありません。 なお、10万円以上20万円未満の減価償却資産は「一括償却資産」として計上できます。20万円以上30万円未満の場合で諸条件に該当していれば「少額減価償却資産」の特例を受けることができ、全額をまとめて減価償却費として経費にすることが可能です。 参考サイト:確定申告、業務の流れ(個人) 購入したパソコンが30万円未満の少額減価償却資産に該当する場合の仕訳は? 雑費の勘定科目を使うときのポイントと注意点 会計処理で注意が必要なのが、雑費の勘定科目の使用方法です。 雑費が多いと、税務署から使途不明金として疑われる可能性が高くなります。国税庁が掲げる「雑費」の定義は「事業上の費用で他の経費に当てはまらない経費」で、経費全体の5〜10%に抑えるのが理想です。 勘定科目の選択に迷ったときはとりあえず雑費にするのではなく、所得税の青色申告書や収支内訳書に記載の勘定科目(荷造運賃や広告宣伝費など)に該当しないか確認しましょう。 まとめ 消耗品と備品の違いは、使用可能年数と取得価額の違いです。使用可能年数が1年未満か、取得価額が10万円未満のものは消耗品に該当します。 2つに共通するのは、使用消耗した部分のみを経費として上げられる点です。消耗品は大量購入して決算時に在庫として残っている分は貯蔵品に振り替えて資産計上します。備品は器具備品として資産計上しますが、使用した部分は減価償却処理し、経費にできます。 備品の処理は減価償却期間が器具や備品によって異なるため、消耗品にくらべて少し複雑です。ただ、20万円未満のものであれば3年間均等に経費化する「一括償却資産」として計上できるので、購入する際には金額を少し気にかけて選ぶようにするのも良いでしょう。 判断に迷いがちな消耗品と備品ですが、明確な線引きがあります。迷ったときは国税庁のサイトでチェックしてください。 税務署「帳簿の記帳のしかた」kichou03.pdf (nta.go.jp) 国税庁「よくある質問」【確定申告書等作成コーナー】-必要経費 (nta.go.jp) 合わせて読みたい 領収印とは?領収書に印鑑は必要なの!?領収印のメリットについて

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