実印は、契約のときに使用する大切な印鑑であることを知っている人は多いと思います。とはいえ、実際にはどのようなときに契約に実印を使うのでしょうか。今回は、実印を使うタイミングや銀行印のようなほかの印鑑との違い、作るときの注意点などを解説します。
実印はいつ使うもの？
そもそも実印とは、市区町村の役所にて「印鑑登録」をした印鑑のことです。実印には、個人が使う実印と法人（会社）が使うふたつの実印の種類があります。
ここでは、個人用の実印と会社用の実印をいつ使うのか、使用するタイミングについてそれぞれ解説します。
個人用の実印を使うタイミング
個人の実印は、公的な書類や高額取引をするときの契約書に用いるのが大半です。具体的な使用シーンは以下のとおりです。
・年金等の受け取り時の本人確認
・不動産の購入・売却
・ローン契約
・自動車購入
・保険加入
・遺産相続
・公正証書の作成時
個人の実印は、財産やお金、権利などを扱う際に押すものであり、非常に重要な印鑑となります。
会社用の実印を使うタイミング
会社用の実印は「代表者印」「法人実印」「丸印」などとも呼ばれ、法人として重要な書類に押印する際に用いるのが一般的です。会社用の実印が必要となる代表的なシーンは以下のとおりです。
・会社設立時の申請書類
・役所や公的機関へ提出する書類
・契約関係書類
・銀行融資等の借用関係書類
法人の実印は登記やお金、契約など会社にとって重要度の高い書類に使用されます。むやみに会社から持ち出さないようにしている企業もあるほど重要な印鑑です。
実印・認印・銀行印の違い
印鑑には、実印のほかに、認印、銀行印の2種類があります。
認印は、印鑑登録の必要はなく、広く日常的に使用される印鑑を指します。宅配便の受け取りから仕事で使う個人印まで広く使用できるのが特徴です。
銀行印は、金融機関に届け出る必要のある、財産に関する印鑑を指します。窓口でお金を通帳から引き出す際に使用し、銀行側で届出印を照合されるものです。
それぞれの印鑑は役割が大きく異なるので、セキュリティ上の理由から、分けて作ることが推奨されています。
2020年11月以降の実印の位置付け
行政関連の書類など重要な書類には印鑑がつきものでしたが、2020年11月に一部の行政手続きにおいて原則押印廃止（省略）が決定されました。婚姻届や離婚届、住民票の写しの請求などは印鑑が必要ありません。
ただし「実印」が必要な83の手続きに関しては、引き続き押印が必須となります。実印は、印鑑証明をセットで提出を求められることが多いので、実印を押す場面では印鑑証明を用意しておくのがおすすめです。
例えば、法人登記や不動産登記の申請、自動車の登録などの手続きなどは実印が求められるので、印鑑証明とセットで用意しましょう。
実印はいつ作るのがベスト？
実印は、使用頻度は少ないものの、実印でなければならないシーンが誰しも訪れる可能性があるため、あらかじめ作っておくのがおすすめです。それでは、いつ実印を作れば良いのでしょうか。ここでは、実印を作るおすすめのタイミングについて解説します。
【個人用の実印】何かの節目
個人の実印は、社会人になるときに作るのがひとつの目安です。公的書類や高額取引をするときの契約書などでの実印の使用機会が増えるため、このタイミングで作っておくと良いでしょう。卒業や就職するときに子どもや孫にプレゼントする人も多いので、最も適したタイミングといえます。
また、女性の場合は結婚や離婚などで戸籍上の苗字が変わるときに実印を作るケースもあります。結婚や離婚に伴う引越しで住む自治体が変わると、印鑑証明を取り直す必要があるので、このタイミングで実印を作るのもおすすめです。
【会社用の実印】登記申請時
会社の実印は、法務局で登記をする際に必要になるため、登記申請をする前に作るのが一般的です。
登記をする際は、設立予定の会社名が他社と類似していないかを確認する「類似商号調査」が行われます。これは、同住所かつ類似商号でなければ当てはまらないため、ほぼ確実に希望の社名で登記可能です。
印鑑を作成するのは、「類似商号調査」が終わって、正式に希望の社名を使用できると確定してからが良いです。先に実印を作ってしまうと、万が一社名を検討し直すことになった場合、印鑑も作り直さなければなりません。
また、会社用の実印は、発注から納品までに1週間～10日くらいの時間がかかる点にも注意が必要です。
実印の作り方
実印を作るときは、どのような手順で注文すれば良いのでしょうか。ここでは、実印を作るときの基本的な流れを解説します。
1. 実印登録に使う印鑑を作成する
実印を作るときに大切なことは、ほかの誰も真似できないオリジナリティを出すことです。実印は、権利や財産などの証明に使える重要な印鑑なので、自分だけのものである必要があります。
そのため、まずは印鑑専門店で、オリジナルの印影を作成してもらいましょう。実印には、大量生産の印鑑を使うのは避けるのが鉄則です。なるべく複雑な字体で作ってもらうことで、真似しにくい印影となります。
また、実印の素材も何でも良いというわけではありません。欠けやすいプラスチック製やゴム製の印鑑は実印として認めないとしている自治体がほとんどです。丈夫な素材で作ってもらうようにしましょう。
さらに、印面の大きさにも注意が必要です。8mmよりも小さく、25㎜よりも大きいものは実印として登録できません。適したサイズのものを作成しましょう。
2. 印鑑登録をする
実印に使う印鑑ができたら、住民登録をしている市区町村の窓口で印鑑登録をしましょう。印鑑登録は、15歳以上の人が1人1本まで登録可能です。本人確認のための印鑑という性質上、ほかの人が登録している印鑑は登録できません。
印鑑登録の際に必要となるものは、印鑑登録する印鑑と本人確認書類、登録費用の3点です。登録費用は自治体によって異なりますが、100～300円程度となります。
それらとともに、窓口に備え付けられている申請用紙に必要事項を記入して提出し、受理されれば印鑑登録は完了です。本人が役所に足を運べない場合は代理の申請も可能ですが、その際は委任状が必要になるので注意しましょう。
実印作成時の注意点
実印を作るときは、気を付けなければならない点がいくつかあります。実印を作る際、以下の特徴に当てはまる印鑑は、印鑑登録ができない可能性があるので注意しましょう。
・大量生産された印鑑
・住民票に記載された氏名と印鑑の氏名が異なるもの
・氏名以外の刻印が入っているもの
・印影が不鮮明になっているもの
・印影が変形・、摩耗しやすい素材（ゴム印、プラスチックなど）
・朱肉不要の印鑑
・印影の直径が8mm〜25mm以内に収まっていないもの
実印は大切な印鑑なので、より一層注意して作成しなければなりません。上記の特徴に気を付けながら規定に合った実印を作成するなら、印鑑専門店の利用が安心です。
印鑑専門店なら実印や印鑑登録について熟知しているので、上記の注意点をすべてクリアできる実印を作成してもらえます。困ったら印鑑専門店にお任せしましょう。
まとめ
実印は、個人印でも法人印でも、財産に関する重要な契約や高額な取引などで使用される大切な印鑑です。自分の財産や権利を守るためのものでもあるので、作成する際は、実印に適した素材、字体、大きさなどを熟知した印鑑専門店に依頼することをおすすめします。