「書類の記入を間違えた！正しい訂正の仕方を知りたい」
そんな人のために今回は、書類への記入を間違えたときの正しい訂正の仕方を解説します。
書類を訂正するときの注意点や、訂正のときに使えるおすすめの訂正印の紹介もするので参考にしてみてください。
書類訂正の仕方には2つある
書類の訂正の仕方は公的なものや業務上のものなど、どんな書類を訂正するかによって異なるため、訂正時は確認してから行うことをおすすめします。
主な書類の訂正の仕方は以下の2つです。
・訂正印を押す
・訂正署名をする
印鑑を使う場合も署名する場合も、基本的に訂正の仕方の流れは同じです。注意点などポイントを押さえながら解説していきます。
訂正印を押す
訂正印での訂正の仕方は下記の流れで行います。
1. 間違った部分に二重線を引き、二重線の一段上に正しい文言を記入する。
2. 二重線上か、正しい文言のすぐ横に訂正印を押す。
訂正印は契約書や公文書などの場合、その書類に使用した印鑑と同じものを使用しないと無効になることもあるので注意しましょう。
また文章が詰まっていて訂正印を押すスペースがない場合は、近くに押せば問題ありません。
訂正する書類に2人以上の署名押印がある場合は、人数分の訂正印が必要です。
訂正印についてさらに詳しく知りたい人は下記の記事もおすすめ↓
訂正署名をする
訂正時に印鑑がないときは署名でも問題ありません。流れは訂正印を使った訂正の仕方とほぼ同じです。
1. 間違った部分に二重線を引き、二重線の一段上に正しい文言を記入する。
2. 正しい文言の横に小さくフルネームで署名する。
署名は必ずフルネームで行いましょう。苗字だけでは認められないことがあります。
書類を訂正する上での注意点
書類訂正の仕方で必要な注意点は下記の3点です。
・軽微なものしか訂正できない
・捨印を押す場合はコピーを取っておく
・電子契約の場合は覚書を作成
訂正箇所があまりに多い場合は変更契約書を作成するのが一般的です。覚書や念書とも呼ばれます。
また書類の訂正には捨印を使った訂正の仕方もあります。捨印を押す場合には改ざん防止のためにコピーをとっておきましょう。
オンラインで契約を取り交わす電子契約書の場合、訂正印、捨印を使った訂正ができません。電子契約書の訂正は、新たな契約書類を作成し直すか、変更点についての覚書を作成します。
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書類訂正に役立つおすすめの訂正印
次に書類を訂正するときに役立つおすすめの訂正印などを4つ紹介します。
尚、訂正印を作成するときには、以下の3つに気を付けて作成しましょう。
1. 小さなスペースにも押せるサイズ
2. 誰でも解読できる書体
3. 苗字のみの刻印
以上を踏まえて、おすすめの訂正印と関連商品を紹介していきます。
訂正印を作成するときのポイントについて詳しくはこちらの記事を↓
訂正印とは？訂正印の正しい押し方を解説 | 文具雑貨はんこコラム (cocomo-s.com)
訂正印におすすめの印鑑 (1)「クイックC6」
訂正印に最適とされる6mmサイズの訂正印です。
クイックC6は、キャップレス、常用漢字使用、印面部が透明で捺印位置が分かりやすいのが特徴的な製品です。
さらに携帯に便利なストラップ付きで、使わないときはシャッター部分が開かないようにロックできます。
訂正印におすすめの印鑑 (2)「二重線付き訂正用」
訂正するときに引く二重線は、フリーハンドで引くと綺麗に引けないですよね。そんなときに便利なアイテムがクイックスタンパー「二重線付き訂正用」です。
浸透印タイプで二重線の長さは「20mm・30mm・75mm・90mm」から、インクは「黒・赤・青・朱・緑・紫」の6種類から選べます。
訂正で必要な長さをカバーできる長めのものを選びましょう。線が長すぎるときはサイズを超える箇所に裏紙を当てることで、好きな長さで捺印することができます。
購入と押し方のコツは以下のサイトを参照↓
クイックスタンパー 4.5×30mm「二重線付き訂正用」｜データー印鑑・回転印鑑・組み合わせ印鑑の専門店/サンビー館・ハンコヤドットコム (hankoya.com)
訂正印におすすめの印鑑 (3)「クイック6出勤・通信簿タイプ4mm『4』」
小さなスペースにも押しやすい4mmサイズの訂正印です。小さいサイズの訂正印なので、数字や文字が詰まっている書類への押印に役立ちます。
インクカラーは黒で、スタンプ台のいらない浸透印タイプです。書体は読みやすいゴシックを採用しています。
訂正印におすすめの印鑑 (4)「朱肉使用の訂正印『柘・黒水牛』」
契約書など書類の種類によっては、浸透型の印鑑の使用が認められない場合があります。
浸透型は押印に失敗しづらく、朱肉も不要なメリットがある反面、ゴムの劣化などが懸念されるためです。
拓や黒水牛の印鑑は象牙などの材質に比べても安価な価格で、訂正印に適しています。乾燥しないように気をつけて使った後は丁寧にお手入れをすることで長く使用することができます。
サンビー株式会社 印鑑[用途別] (sanby.co.jp)
書類訂正の仕方でよくある質問
書類訂正の仕方でよくある質問をまとめました。
訂正印の訂正方法は？
訂正印を間違えてしまった場合は、押印に失敗した印影に二重線を引き、その印影に重ねるように押印します。
何度でも訂正は可能ですが、何度も訂正すると見にくくなるうえに業務上の書類であれば相手からの信頼問題にも関わるため、好ましくありません。
訂正印と捨印の違いは？
捨印とは書類を受け取った側や代理人に修正を許可することを示すときに用いるものです。
訂正印は間違えた文言の上に押すのに対し、捨印は書類の上部など欄外に押します。ただ捨印の押印場所は明確には定められていません。
捨印を押した場合は、捨印であるということを明確にするために捨印の横に捨印と明記しておきましょう。
また捨印は他の印鑑と区別するために違う印鑑を使用することが多いです。
印鑑レスの書類に訂正印は必要？
印鑑レスの書類の訂正に訂正印は必要ありません。ただ金額を訂正する場合は横に訂正署名をすることが望ましい場合もあります。
行政機関のサイトにおける訂正の仕方でも、印鑑レスの書類の場合、訂正印不要となっている場合も多いです。ただ行政機関や企業によって異なるため、確認が必要です。
訂正印はシャチハタ印でも良い？
シャチハタ印（浸透印）はどこでも手に入るため、訂正印としての使用は認められていないことが多いです。また冒頭で解説したように、その書類に使用した印鑑と同じ印鑑で訂正印を押す必要があります。
書類が訂正印だらけになっても有効？
基本的に訂正は何度でも可能です。しかし、訂正が多すぎると不正を疑われることにもなり兼ねないので注意しましょう。
複写式の書類訂正の仕方とは？
複写式の書類への記入を間違えてしまった場合には、すべてのページの訂正箇所に訂正印の押印もしくは訂正署名が必要です。
訂正の仕方は、通常の書類訂正の場合と同じです。
【まとめ】書類訂正の仕方は訂正印か訂正署名で対応
書類訂正の仕方は、間違った文言に二重線を引き、訂正印の押印か訂正署名を行います。
訂正印は二重線上か二重線の一段上に記入した正しい文言の横に押印。訂正署名は正しい文言の横に小さくフルネームで署名します。
訂正は何度でも可能ですが、訂正が多すぎると信用問題や不正疑いに関わります。訂正が多くなった場合には契約書を作り直すか、変更点をまとめた覚書を作成するのが一般的です。