勉強ができる人のノートが綺麗にまとまっているように、仕事のできる人の手帳は綺麗に整理されています。
仕事効率をアップする手帳の選び方と、仕事ができる人から学ぶ手帳術を紹介していきます。
手帳を上手に使いこなして自己成長をしたいと考えている人もぜひ参考にしてみてください。
ビジネス手帳を選ぶときのポイントとは？
自分の仕事スタイルや内容によって手帳に求めるフォーマットは異なります。
主に以下の3つをポイントに選んでいきましょう。
【用途別】システム手帳か綴じ手帳か
ビジネス手帳にはシステム手帳型と綴じ手帳型の2種類のタイプがあります。
システム手帳はリングがある分ボリュームが出るため持ち運びの際にかさばりますが、あとから必要なアイテムやリフィルを足せるので常にアップデートしていけます。
綴じ手帳は自分が使いやすい形にカスタマイズできないデメリットがある反面、システム手帳よりコンパクトです。
コンパクトにしたいなら綴じ手帳がおすすめですし、自分用にカスタマイズしたいならシステム手帳が良いでしょう。
もしくはスケジュール帳を手作りするという方法も。詳しくはこちらの記事を↓
【サイズ】コピー用紙サイズA4から文庫本サイズのA6まで
使用頻度や目的に合わせてサイズを選びましょう。
「持ち運びしたいからとコンパクトな手帳にしたけれど書くスペースが足りない」
「大きい手帳のほうが書き込みしやすいだろうと購入したけど、余白ばかりになっている」
という人も少なくありません。手帳を活かすには適したサイズ選びが大切です。
仕事ができる人の中には、システム手帳などアナログな手帳とデジタル手帳を併用してスケジュール管理をする人もいます。
併用する場合はタスクやスケジュールが多い人でも、コンパクトな文庫サイズの手帳でも良いでしょう。もしアナログ手帳のみで仕事管理をしたいならA5サイズの手帳がおすすめです。
【レイアウト】見開きマンスリーや週間バーチカルなど
仕事量や1日のタスク、業務の流れに合わせて、見開きマンスリーや週間バーチカルなど手帳の中身のレイアウトを決めていきましょう。
土日も仕事が入る人なら、土日も平日と同様のスペースが必要になります。
また期日がないタスク管理が多い場合はフリースペースがあると便利ですが、付箋を活用すれば解決するので、それほど優先すべきポイントではありません。
仕事ができる人は見開きページで、その日のスケジュールが管理できるようにまとまっています。自分に最適なレイアウトが見つからない場合、システム手帳で自分仕様にリフィルフォルダーすると使いやすい手帳に仕上げられます。
仕事ができる人のシステム手帳の使い方
仕事ができる人は手帳で仕事の効率を高めるとともに、自己管理を行い自己成長にも繋げています。仕事ができる人のシステム手帳の使い方を紹介します。
長期・中期・短期の目標と計画を立てる
仕事ができる人は、1日や1週間のスケジュールだけでなく、長期や中期の計画も立てています。
長期・中期・短期のスケジュールを手帳に書き出し、目標と目的を見える化して計画を実行することが仕事を遂行していく上で重要です。
ひとつのプロジェクトに関わったら、まずは長期の計画を立ててから中期、短期の計画を書き出し、問題点も含めて手帳に書き出していくと思考整理ができます。
システム手帳には年間スケジュールや、月間スケジュールを書き込める仕様のリフィルがあるので、ビジネス手帳には必ずいれておきましょう。
完璧を目指さない！変化にも臨機応変に対応する
予定は予定通りに進められるとは限りません。取引先の都合などで予定が変わる場合や自分の計画通りにいかない場合が多々あります。
仕事ができる人は完璧を目指さず、変化にも柔軟に対応できます。完璧にこだわり過ぎて業務が滞ってしまうことは避けましょう。
特に長期計画は途中で変わることは少なくありません。手帳に書き込んだ計画はあくまで計画です。必要に応じて、その都度最適な内容へ立て直して進めていきましょう。
振り返りは毎日・毎週・毎月の単位で行い改善策を考える
手帳に書いて遂行した後は必ず振り返りを行いましょう。おすすめは1日の終わりと週終わり、そして月の最終日です。
計画通りに進まなかった業務や失敗したことなどはその改善策を考えます。逆に、上手くいった業務も理由やポイントも書き出してみましょう。上手くいったことにも次に活かせる種が隠れています。
手帳はスケジュールを書くだけの機能ではありません。仕事ができる人は手帳でPDCAを回して常に自己アップデートをしています。
To Doリストを作成し優先順位を立てて実行する
仕事で山ほどあるTo Doリストは重要度と緊急度で4つに分けられます。
優先順位1 重要で緊急性を要するもの
・クレーム対応や期日のあるもの
優先順位2 緊急ではないが、重要性が高いもの
・明確な期日はないけれど、人を巻き込んだ業務など
優先順位3 重要ではないが、緊急性が高いもの
・メール返信など
優先順位4 重要でも緊急でもないもの
・なくても問題ない会議など
タスクを抱えたときには、4つのカテゴリーに分けて進めていってみましょう。
達成したことに着目して自分を褒める
人は失敗したことなど、上手く行かなかったことに目を向けがちです。
しかし物事には「上手くいくとき」と「上手くいかないとき」があり、必ず上手く行っているときもあるのです。仕事ができる人は自分を褒めて、認めることが上手です。
「反省するところは反省しつつ、自分を褒める」ことは次の仕事への自信にも繋がります。
仕事ができるようになるためには自己肯定感を上げて、前向きな気持ちで次の仕事に取り組むサイクルを作るのがポイントです。
システム手帳はビジネスで自己管理と成長におすすめのアイテム
システム手帳は仕事ができる人になりたいビジネスパーソンにおすすめのアイテムです。
システム手帳には下記のようにさまざまなメリットがあります。
・必要なリフィルを組み合わせて、自分仕様にカスタマイズできる
・ビジネスとプライベートを1冊の手帳で管理できる
・バレットジャーナルスペースを作成し、思考整理や自己管理ができる
システム手帳は自分に合った手帳で仕事効率化はもちろん、ビジネスで自己成長するのにも役立ちます。
また家庭やWワークといったように異なる予定や業務も、システム手帳があれば、まとめて管理できるためWブッキングなどのミスを減らすのにも繋がります。
仕事ができる人になりたい人におすすめの手帳アイテム
文具は手帳を分かりやすく整理し、仕事効率を高められるアイテムです。
ビジネス手帳を活用する人におすすめの文具やアイテムを3つ紹介します。
ネームペン
ネーム印とボールペンが一体になったネームペンは、ビジネスで重宝します。書類や受け取りに必要な印鑑は取り出すのや朱肉を付けるのがひと手間です。ネームペンならすぐに押せて仕事の中断が最小限で済みます。
2種類のネーム印が1本のボールペンに集約された仕事で重宝するネームペンはこちら↓
【楽天市場】【高級ネームペン】レヴィナＧＴ・ＧＫ★ネーム印９mm＋ボールペン 【gift】 定形外郵便 ネコポス 送料無料：印鑑・花はんこ通販 はんこ良品 (rakuten.co.jp)
手帳用ペンケース
こちらの手帳ペンケースはバンドも兼ねていて、ペンを数本入れられるので便利です。
最近はペン型の消しゴムといったように細長い文具も増えているので、手帳型ペンケースはあると重宝します。
文具を多く使う人は幅広いタイプを選ぶと良いでしょう。
ブックバンドペンケース＜B6～A5用＞リサイクルレザー 茶(41480006)｜ミドリオンラインストア (midori-store.net)
クリップルーラー
ブックマーカー、定規、テンプレートと3つの機能をもつ「クリップマーカー」はタスクやスケジュール管理など手帳ライフをサポートしてくれます。
0.3mmと薄いので挟んでも邪魔になりにくいアイテムです。テンプレートには出張や連絡、接待を示すアイコンもあり、ビジネス手帳を活用するのに役立ちます。
クリップルーラー シルバーA(42289006)｜ミドリオンラインストア (midori-store.net)
【まとめ】システム手帳で仕事の効率化をアップ！仕事ができる人は手帳選びと使い方が違う
仕事ができる人は手帳を上手に使いこなし、業務管理と自分管理を行っています。
また自分の仕事内容にあった手帳選びも大切です。システム手帳ならリフィルを組み合わせて、自分仕様に仕上げられるので、仕事効率をアップできます。
システム手帳で計画と振り返りの習慣を付けて、仕事ができる人を目指しましょう。